Con el objeto de prever el cierre contable y fiscal, mostramos mediante tres entradas en nuestro blog, aquellos aspectos más importantes a tener en cuenta:

En primer lugar, y para aquellas sociedades que su ejercicio económico coincida con el año natural, deben conocerse de forma muy clara las fechas para cumplir con las obligaciones mercantiles:

FECHAS CLAVE

• 31 de diciembre – Cierre contable.
• 31 de marzo – Fecha máxima para la formulación de las Cuentas Anuales por parte del órgano de administración.
• 30 de abril – Fecha máxima para la legalización de los Libros contables.
• 30 de junio – Fecha máxima para la celebración de la Junta General de Socios/Accionistas, en la que deberán someterse a aprobación las Cuentas Anuales.
• 25 de julio – Fecha máxima para la presentación del Impuesto sobre Sociedades.
• 30 de Julio – Fecha máxima para depositar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil (30 días tras la celebración de la Junta).

En segundo lugar, enumeramos de forma genérica aquellos grupos contables que, una vez registradas las transacciones recurrentes en contabilidad, deberán tenerse en cuenta para cerrar correctamente la misma.

1) Tesorería

Debe comprobarse que el saldo contable en cada una de las diferentes cuentas contables que engloban la tesorería de la sociedad (grupo 572) coincida con el saldo que la entidad financiera correspondiente indica en su extracto bancario.

En caso de existir diferencias, deberán conciliarse y, en su caso, regularizarse en la contabilidad.

2) Caja

El importe existente en la caja (física) de la sociedad debe coincidir con el registrado a efectos contables en el grupo 570.

En el caso que ello no sea así, normalmente vendrá motivado por el hecho que se han efectuado pagos por caja, o recibido cobros, que no han sido registrados contablemente.

3) Préstamos bancarios

Debe obtenerse de la entidad financiera el último recibo liquidado de cada préstamo y/o del contrato de arrendamiento financiero (leasing). A continuación debe verificarse que el importe de capital pendiente coincide con el registrado en la contabilidad, totalizando el corto (grupo 52) y largo plazo (grupo 17). A tener en cuenta que, en cada pago de cuota, normalmente se amortiza capital y se devengan intereses. Esto implica que debe registrarse de forma diferente, a saber, el primero con cargo a las cuentas del grupo 52, y los intereses contra resultado del ejercicio (grupo 66).

4) Administraciones Públicas

IRPF

Una vez devengadas las correspondientes cuotas derivadas de retenciones a empleados y/o profesionales, los importes a liquidar a la Agencia Tributaria en enero del año inmediatamente posterior, y generados en el último mes del ejercicio (o trimestre), deberán coincidir con los registrados en la contabilidad (grupo 4751).

IVA

Al igual que en el caso anterior, una vez registradas las facturas emitidas y recibidas del mes de diciembre (o del cuarto trimestre), deberá efectuarse el correspondiente asiento de regularización con cargo o abono a la cuenta de IVA a devolver (grupo 4700) o de IVA a pagar (4750). Realizado dicho apunte, deberán quedar a cero las diferentes cuentas de IVA utilizadas en el registro de las facturas (472xx y 477xx).

Impuesto sobre Sociedades

En general, el último asiento del ejercicio debe ser el derivado del cálculo del Impuesto sobre sociedades. En éste deberá reflejarse el gasto devengado por dicho impuesto, así como el importe a liquidar / devolver, en función de los posibles pagos fraccionados y/o retenciones existentes (grupo 473), diferencias permanentes, diferencias temporarias, …

Seguridad Social

Por lo que se refiere al saldo que debe estar registrado al cierre del ejercicio en el grupo 476, es aquél que, habiéndose devengado en las nóminas del mes de diciembre, sea pagadero a finales de enero del ejercicio inmediatamente siguiente. Es importante señalar que:

i. El pasivo no debe registrarse en el momento del pago, sino en el momento de contabilizar las nóminas del último mes del ejercicio (31 diciembre).

ii. En ocasiones surgen pequeñas diferencias entre el pasivo registrado y el importe que realmente carga en cuenta la Tesorería General de la Seguridad Social. Estas diferencias deberán sanearse periódicamente con cargo o abono al grupo 642.

iii. En el caso que existan cuotas por autónomos, se recomienda utilizar otra cuenta del grupo 476, a los efectos de distinguir entre los dos regímenes (general y especial de trabajadores autónomos).

(Seguirá…)